Emlak CRM programı: müşteri adayı, eşleştirme ve satış takibi

Aday müşteriyi satış hunisinde izleyin, talebine uyan gayrimenkulü portföyden puan ve nedenleriyle bulun. Kaparo ve rezerve kaydı tutulur; kazanılan satışın faturasını yönetici ya da muhasebe keser.

Emlak ofisinde müşteri adayları nasıl takip edilir?

Satış CRM ekranında (menüde Müşteriler / Fırsatlar) her müşteri adayı bir kart olur; kayda ad, telefon, e-posta, kaynak (Web Sitesi, Referans, Sosyal Medya, Reklam, Ziyaretçi, Diğer), teklif değeri ve not girilir. Kartlar aşama sütunlarında durur. Üstteki kartlar toplam, kazanılan, aktif ve kaybedilen adayı sayar; son üçünün teklif tutarı da yazar. Aday penceresindeki Cari Hesaba Dönüştür düğmesi müşteri carisi açar.

Satış hunisinde aday bir aşamadan diğerine nasıl taşınır?

7 aşama vardır: Yeni, İletişime Geçildi, Nitelikli, Teklif Verildi, Müzakere, Kazanıldı, Kaybedildi. Kartı bir sütundan diğerine sürükleyip bırakırsınız; aday penceresindeki aşama düğmeleri de aynı işi yapar. Aşama çipleri adedi ve teklif tutarını gösterir, çipe tıklayınca liste o aşamaya süzülür. Panoya Açık fırsat kartı ve Fırsat Hunisi grafiği eklenebilir.

Müşterinin aradığı gayrimenkul (talep) nasıl kaydedilir?

Yeni Aday formundaki Aranan gayrimenkul bölümünde amaç (kiralık ya da satılık), kategori (konut, işyeri, arsa), il ve ilçe seçilir, bütçe yazılır; konutta oda sayısı seçilir, diğer kategorilerde en az m² yazılır. Kiralıkta bütçe aylık kira içindir. Bölüm, Gayrimenkul modülüne erişimi olan kullanıcıda görünür.

Müşterinin talebine uygun portföy nasıl önerilir, puan neye göre verilir?

Aday penceresindeki Uygun gayrimenkuller panelinde talebe uyan portföy puana göre sıralanır, en fazla 10 satır gelir. Her satır fiyatı ve nedenini yazar: Aynı ilçe, Bütçeye uygun, Bütçeyi az aşıyor, m² yeterli, Oda sayısı uyuyor. Satıra tıklayınca gayrimenkul sayfası açılır. Kazanıldı ve Kaybedildi adaylar için öneri aranmaz.

Bütçeyi aşan ya da başka ilçedeki gayrimenkuller önerilir mi?

Bütçeyi %15'ten fazla aşan gayrimenkul önerilmez; %15'e kadar aşan, Bütçeyi az aşıyor etiketiyle daha düşük puanla listede kalır. İl seçtiyseniz başka ildekiler çıkmaz; başka ilçedekiler çıkar ama Aynı ilçe puanı almaz. İstenen m²'nin altında kalan elenir; oda sayısı farklıysa elenmez, yalnız puan almaz. Kirada, satılmış ya da bakımdaki gayrimenkul önerilmez.

Web sitemden ya da ilan sayfamdan gelen talepler CRM'e düşer mi?

Evet. Firma sayfanızdaki ve ilan sayfalarındaki talep formundan (Ayarlar'dan açılıp kapatılır) ya da Web Sitesi modülünün iletişim bloğundan gelen kayıt, Yeni aşamasında ve kaynağı Web Sitesi olan aday olur; mesaj ve ilan adı nota yazılır, yönetici ve muhasebe kullanıcılarına bildirim gider. Sahibinden gibi dış sitelerdeki mesajlar kendiliğinden gelmez; o adayları elle ya da Excel'den eklersiniz.

Mevcut müşteri listemi Excel'den aktarabilir miyim?

Evet. CRM ekranındaki Excel'den içe aktar penceresi şablonu verir; doldurup yüklersiniz, önizlemeden sonra aktarılır. Şablonda ad, telefon, e-posta, kaynak ve talep sütunları (amaç, kategori, il, ilçe, bütçe, oda, m²) bulunur. Aynı telefon ya da e-posta kayıtlıysa satır atlanır, hatalı satırların nedeni gösterilir. Bir dosyada en fazla 2000 satır olur; aktarımı firma yöneticisi yapar.

Müşteriyle görüşmeleri ve takip hatırlatmalarını nasıl tutarım?

Aday penceresindeki Aktiviteler bölümüne Arama, E-posta, Toplantı ya da Not türünde kayıt yazarsınız; satırda yazan kullanıcı ve tarih görünür. Adaya bağlı hatırlatıcı yoktur: daire gösterimi ya da tekrar arama için Kira Takvimi'nde Randevu, Görüşme veya Hatırlatma ekleyip tarih, önem ve not yazarsınız.

CRM'de satış kazanıldı dediğimde ne olur?

Adayı Kazanıldı aşamasına çekince (Gayrimenkul modülü açıksa) pencere satılan gayrimenkulü ve KDV dahil bedeli sorar; Boş ya da o adaya rezerve olanlar aranıp seçilir. Gönderince gayrimenkul alıcı adına Rezerve, aday Kazanıldı olur; adayın carisi yoksa açılır ve işlem fatura aşamasında görünür. Biri bile satılamıyorsa (kirada, satılmış, başka alıcıya rezerve) hiçbiri yazılmaz. Pencereyi kapatırsanız aşama değişmez.

Satış faturasını kim keser, CRM'den fatura kesilir mi?

CRM fatura kesmez: CRM'deki kullanıcı işlemi fatura aşamasına gönderir, faturayı firma yöneticisi ya da muhasebe keser. Kesilen Faturalar ekranındaki Kesilecek faturalar bandında Faturayı kes düğmesi tapu devir tarihini ve satış faturasını sorar (listeden seçilir, yeni düzenlenir ya da elle yazılır). Fatura seçilmezse satış yine kaydedilir, fatura sonradan kesilince kayıt kendiliğinden kapanır. Ekran Gelişmiş Muhasebe ek modülündedir; GİB'e e-Fatura gönderimi ayrıdır, canlı doğrulama sürüyor.

Kaparo alınan daire nasıl rezerve edilir, satış nasıl tamamlanır?

Gayrimenkul sayfasındaki Sat düğmesi Satış kaydı penceresini açar. Kaparo alındı (rezerve) seçilince satış bedeli, kaparo, alıcı ve not yazılır; gayrimenkul Rezerve olur. Tapu alınınca aynı pencereden Satış tamamlandı seçilir; tapu devir tarihi ve varsa satış faturası girilir, gayrimenkul Satıldı olur. Alıcı Malik cari ve tapuda il ile ilçe girilmişse tapu maliki değişir, gayrimenkul Boş kalır. Kaparo tarihçeye yazılır, kasa ya da banka hareketi oluşmaz. Kirada olan gayrimenkul satılamaz.

Satış düşerse ya da alıcı vazgeçerse ne olur?

Fatura kesilmeden önce Kesilecek faturalar bandında Satış düştü seçilir: aday Kaybedildi ya da Müzakere olur, sebep isteğe bağlıdır, rezerve kalkar, gayrimenkul Boş olur. Bunu yalnız yönetici ve muhasebe yapar. Satış kaydedilmişse önce gayrimenkulde Satışı geri al gerekir; bu yönetici ya da Tapu düzenleme yetkisi ister. Fatura kesildiyse kayıt kesildi kalır, aday değişmez; fatura kendiliğinden iptal olmaz.